Plazos y requisitos de transmisión a la DIAN

Para qué sirve la nómina electrónica y por qué es obligatoria

Este documento soporta los valores que los empleadores generan, validan y transmiten a la DIAN para respaldar los costos y deducciones asociados a sus relaciones laborales. Es decir, sin dicho documento el empresario no puede deducir en su declaración de renta los salarios, prestaciones sociales, aportes a seguridad social, dotaciones, ni ningún otro pago realizado a sus empleados.

“La nómina electrónica representa un cambio importante en la forma en que las empresas registran y soportan sus costos o gastos laborales. Tradicionalmente, la nómina era un documento de uso principalmente interno; hoy, con su implementación, esta información debe generarse como un documento electrónico estandarizado y transmitirse para validación ante la DIAN como parte del sistema de facturación electrónica”, explica César Camilo Cermeño, director de la especialización y la maestría en Tributación de la Universidad de los Andes.

Esto significa que la información sobre pagos laborales pasa a ser un flujo de datos verificable y trazable. Según Cermeño, la nómina electrónica eleva el estándar de control sobre la información laboral y exige a las empresas procesos más estructurados en materia de registro, validación y conservación de datos.

Quiénes deben presentar la nómina electrónica ante la DIAN

Deben emplearla todas las personas jurídicas que declaren renta, sin importar su nivel de ingresos, y las personas naturales que superen los 1.400 UVT (unidad de valor tributario) anuales de ingresos, equivalentes a 69.718.600 pesos para el año gravable 2025.

Si una empresa tiene empleados y quiere deducir esos costos laborales, la nómina electrónica no es opcional: es la condición que establece la DIAN para reconocer ese gasto. “Sería un comportamiento poco racional, desde el punto de vista económico, no hacerlo”, advierte Luis Valero, subdirector de Factura Electrónica de la DIAN.

Julio César Toro, profesor de la especialización en Tributación de la Universidad de los Andes, explica que el nivel de preparación entre las mipymes es desigual: “Las que ya cuentan con herramientas tecnológicas y procesos contables relativamente organizados suelen adaptarse con algo de facilidad. En cambio, las microempresas que todavía operan con registros manuales enfrentan mayores dificultades, principalmente relacionadas con la gestión de datos y el acceso a herramientas digitales”, señala. Para estas últimas, el reto no es solo cumplir con la obligación, sino desarrollar capacidades básicas de organización de la información.

Cuáles son los plazos para transmitir la nómina electrónica

• Los documentos soporte de pago de nómina electrónica deben transmitirse a la DIAN dentro de los 10 días hábiles siguientes al cierre del mes en que se efectuaron los pagos o fueron causados. Cuando el décimo día hábil cae en fin de semana o festivo, el plazo se traslada al siguiente día hábil.

• Cermeño recomienda a las mipymes que no esperen al límite legal. “Es conveniente establecer un calendario interno que incluya etapas claras: registro de novedades laborales, liquidación de la nómina, revisión de la información, transmisión a la DIAN y verificación de la validación de los documentos. También es importante prever espacios para hacer ajustes que eventualmente se puedan requerir”, señala.

• La estrategia concreta que propone el experto es fijar fechas internas más estrictas que el plazo legal, de modo que las áreas involucradas —recursos humanos, contabilidad y tesorería— trabajen con un mismo corte de información y se reduzcan los riesgos de errores o retrasos.

Qué ocurre si no se cumple con la nómina electrónica

Si la DIAN detecta en una declaración de renta costos de nómina sin el respectivo soporte electrónico, los desconoce. El empresario entonces tributa sobre una base mayor a la real, y además puede enfrentar sanciones e intereses de mora. “El cumplimiento no es solo una obligación formal, es una herramienta de organización que permite prever costos y reducir riesgos”, resume Valero.