Qué es el NIF de una empresa y cómo tramitarlo paso a paso

Cómo obtener el NIF de una empresa paso a paso

El proceso se realiza ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y se divide en dos fases.

Solicitud del NIF provisional

El NIF provisional se solicita cuando la empresa aún no ha completado su inscripción en el registro correspondiente. Es obligatorio para el carácter ordinario de la actividad, realizar cobros o contratar personal.

“El NIF de las personas jurídicas y entidades tiene carácter provisional cuando, al solicitarlo, no se ha aportado toda la documentación necesaria para obtener el definitivo, quedando la entidad obligada a aportar la documentación pendiente tan pronto como disponga de ella”, asegura Paula López, abogada en Balcells Group.

Cómo se solicita

• Modelo: 036 (casilla 110).
• Forma de presentación: Preferentemente en papel o por vía telemática, según el tipo de entidad y medios de identificación disponible
• El formulario se rellena en la web de la AEAT y se imprime para su presentación.

Documentación necesaria

• Escritura de constitución: Si no se aporta copia de la escritura pública o documento fehaciente de constitución, para asignar el NIF provisional será imprescindible que, al menos, se aporte copia de un documento debidamente firmado en el que los otorgantes de aquél manifiesten su acuerdo de voluntades para la constitución de la persona jurídica o entidad de que se trate.
• Certificado de denominación social, que acredita la disponibilidad del nombre.
• Relación de socios, que asumen responsabilidad legal hasta la inscripción de la sociedad.

Cómo se obtiene el NIF definitivo

Una vez inscrita la empresa en el Registro Mercantil correspondiente el NIF debe confirmarse como definitivo.

• Plazo: un mes desde la inscripción registral o desde el otorgamiento de los documentos necesarios
• Modelo: 036 (casilla 120)
• Presentación: presencial o por vía telemática con certificado electrónico

Documentación general para personas jurídicas:

• Escritura pública de constitución de la sociedad  en la que se recogen los Estatutos que han de regir el funcionamiento de la sociedad.

• Certificado de inscripción en el Registro Mercantil (o sello de inscripción en la propia escritura).

• Identificación del representante: Fotocopia del NIF de quien firma y un documento que acredite su poder para representar a la empresa, salvo que figure como tal en la escritura de constitución o en los Estatutos.

La AEAT indica que hay que considerar que dependiendo de la forma jurídica, los documentos varían ligeramente:

• Sociedades Civiles y Comunidades de Bienes: deben aportar el contrato privado de constitución firmado por todos los socios/comuneros. Si se aportan inmuebles, la escritura pública es obligatoria.

• Cooperativas: requieren el certificado del Registro de Cooperativas.

• Sociedades Agrarias de Transformación (SAT): Necesitan el certificado de inscripción en el Registro General de la SAT.

• Entidades de Capital-Riesgo: Si son sociedades, la inscripción registral es obligatoria. Si son fondos, es opcional.

Obligaciones asociadas al NIF

Disponer de un NIF conlleva una serie de  responsabilidades fiscales y administrativas. La empresa debe comunicar cualquier cambio relevante —domicilio fiscal, actividad económica, representación legal— mediante los modelos 036 o 037.

La Agencia Tributaria tiene la potestad de revocar un NIF si detecta que la sociedad no tiene actividad, si se trata de una empresa “fantasma” utilizada para el fraude o si no ha depositado las cuentas anuales durante varios ejercicios. La revocación del NIF impide operar con normalidad y exige un procedimiento de rehabilitación para volver a operar.